Jak wybrać odpowiednie biuro rachunkowe, czym się kierować? Księgowy jest jak matka – wie wszystko i jest przy nas zawsze

 

Samodzielne prowadzenie księgowości w swojej firmie nie należy do prostych zadań. Złożoność zagadnień i interpretacja niektórych przepisów może przysporzyć nam nie lada problemów. Aby zapewnić sobie spokój ducha i gwarancję, że zadanie to zostanie wykonane poprawnie, warto nawiązać współpracę z biurem rachunkowym. Ale jak wybrać to odpowiednie?

 

Wybór biura rachunkowego jest jedną z najpoważniejszych decyzji, jakie musi podjąć każdy przedsiębiorca. To właśnie od poprawności rozliczeń zależy dalszy los firmy, nie należy więc robić tego pochopnie. Na rynku panuje duża konkurencja – w każdym większym mieście działają setki różnych firm, z których nie wszystkie mogą pochwalić się dobrą opinią i wysoką jakością usług. Podczas podejmowania decyzji, należy wziąć pod uwagę szereg istotnych czynników. Jakich?

 

Zakres oferty biura rachunkowego

Oczywiście, na ogół zakres prac wykonywanych przez biura jest bardzo zbliżony i obejmuje rachunkowość podatkową oraz obsługę kadrowo-płacową, czyli kwestie wynikające z wymogów prawa. Niektóre biura podatkowe oferują jednak nieco więcej usług, np. uzupełniają obowiązkowy zakres o rachunkowość finansowo-zarządczą, doradztwo finansowe i audyty dokumentacji. Jedną z najważniejszych usług, jakie może zaoferować biuro rachunkowe, jest reprezentowanie przedsiębiorcy przed ZUS i urzędem skarbowym w przypadku kontroli lub jakichkolwiek wątpliwości ze strony tych instytucji. Bardzo przydatne może okazać się także wspieranie klientów w zarządzaniu płatnościami za faktury, sporządzanie planów płatności z listą niezapłaconych faktur oraz prowadzenie rejestrów płatności.

Są również biura specjalizujące się w prowadzeniu dokumentacji firm z konkretnych branż. Taka specjalizacja zwiększa szansę na prawidłowe rozliczanie działalności, ponieważ w odniesieniu do firm o danym profilu działalności mogą mieć zastosowanie specyficzne, często niejednoznacznie przepisy księgowo-podatkowe.

 

Najważniejsze jest bezpieczeństwo

Pamiętaj, że to ty, jako przedsiębiorca, ponosisz odpowiedzialność za poprawność rozliczeń z urzędem skarbowym. Od 2004 roku ubezpieczenie od szkód powstałych przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych jest obowiązkowe. Obowiązkowe jest także ubezpieczenie doradcy podatkowego. Należy koniecznie sprawdzić, czy biuro dopełniło ustawowego obowiązku ubezpieczenia swojej działalności. Ponadto warto upewnić się, czy ubezpieczenie biura księgowego, z którym nasza firma nawiąże współpracę, umożliwia odzyskanie ewentualnej kary naliczonej przez urząd. Im wyższa polisa ubezpieczeniowa, tym wyższy zakres pakietu ubezpieczenia, a tym samym większe bezpieczeństwo.

Jeśli biuro prowadzi księgi z wykorzystaniem specjalistycznego oprogramowania, wszystkie dane dotyczące naszej firmy są przechowywane na dyskach komputerowych. Dlatego też bardzo ważne jest, by używany sprzęt i oprogramowanie gwarantowały nam stały dostęp do owych informacji oraz ich wystarczającą ochronę. Należy zapytać, w jaki sposób oraz jak często rozważane przez nas biuro archiwizuje dane i gdzie przechowuje kopie dokumentów elektronicznych. Co się stanie np. w sytuacji awarii dysku komputera lub braku zasilania? Czy takie wydarzenia będą równoznaczne z utratą istotnych dla nas informacji?

Licencja Ministra Finansów i członkostwo Stowarzyszenia Księgowych

Jeszcze do niedawna księgi rachunkowe mogli prowadzić tylko księgowi z certyfikatem pozwalającym na usługowe prowadzenie ksiąg, doradcy podatkowi i biegli rewidenci. Od 10 sierpnia 2014 r. można prowadzić pełną księgowość bez tego certyfikatu. W związku z deregulacją zlikwidowano proces wydawania tych dokumentów, co skutkuje tym, że dzisiaj księgowy bez certyfikatu może być bardziej kompetentny od tego, który go posiada.

Biura rachunkowe zrzeszone w Stowarzyszeniu Księgowych w Polsce wyróżniają się tym, że poszerzają swoją wiedzę systematycznie po każdej zmianie przepisów. Organizacja ta dba o jakość usług księgowych i narzuca swoim członkom wysokie standardy w zakresie etyki zawodowej. Zrzeszone Biura Rachunkowe posiadają potwierdzone zaświadczeniem umiejętności, które gwarantują bieżące doskonalenie swoich kwalifikacji niezbędnych do wykonywania zawodu zgodnie z przepisami prawa, profesjonalnymi standardami i dobrą praktyką.

 

Kompetencje właścicieli i pracowników biura rachunkowego

Najlepiej, by każda osoba, która podejmuje się obsługi księgowo-kadrowej firm, posiadała magisterskie wykształcenie rachunkowo-podatkowe. Tytuł magistra wiąże się z ukończeniem specjalizacji (czego nie gwarantuje tytuł licencjata), a także z pełnym merytorycznym przygotowaniem do wykonywania zawodu.

Zdarzają się biura podatkowe, które próbując ciąć koszty, zatrudniają wielu stażystów. W takiej sytuacji z klientami kontaktuje się doświadczony księgowy, jednak całą pracę wykonuje grupa niekoniecznie kompetentnych praktykantów, przez co wzrasta ryzyko popełnienia błędu lub zastosowania niekorzystnych rozwiązań podatkowych. Warto pamiętać, że mamy prawo domagać się umieszczenia w umowie z biurem odpowiednich zapisów chroniących nasze interesy.

 

Doświadczenie firmy

Jak w każdej branży, wykształcenie potwierdzone dyplomami i certyfikatami odbytych kursów to nie wszystko. W rozwiązywaniu skomplikowanych problemów wynikających z codziennej obsługi klienta najważniejsze są praktyka i doświadczenie. Z drugiej strony, księgowi „starej daty” nie zawsze są w stanie wykazać się niezbędnym w dzisiejszych czasach analitycznym podejściem rachunkowości zarządczej. Księgowość to obecnie nie tylko mechaniczne przetwarzanie danych, ale również kreatywność i umiejętność nadążania za lawinowo powstającymi zmianami oraz aktualizacjami przepisów. Najlepiej będzie wybrać biuro rachunkowe, które łączy doświadczenie z nowoczesnym wykształceniem i dostosowaniem do wymogów dzisiejszego rynku pracy, a więc zatrudniające księgowych w zróżnicowanym wieku.

Warto zainteresować się również praktyką osobistego księgowego, który będzie zajmował się sprawami dotyczącymi naszej firmy. Czy ma on doświadczenie w konkretnej branży, w której działa nasze przedsiębiorstwo? Księgowy mający na swoim koncie rozliczanie firm podobnych do naszej, bez problemu poradzi sobie z prowadzeniem naszej księgowości i zrobi to poprawnie, oszczędzając nam czasochłonnych, męczących i niekiedy kosztownych wyjaśnień w urzędzie skarbowym.

 

Referencje

Dobre biuro podatkowe z pewnością ma na swoim koncie wielu zadowolonych klientów. Solidna firma szczyci się dobrym wykonaniem powierzonych jej zadań. Zastanawiając się nad wyborem tej, która będzie zajmowała się księgowością naszego przedsiębiorstwa, warto poprosić o rekomendacje – nie anonimowe, a podpisane nazwiskami konkretnych osób oraz zawierające nazwy firm. Tylko do takich referencji możemy mieć zaufanie (a w przypadku wątpliwości zawsze możemy skontaktować się z osobą podpisaną pod daną opinią).

 

Profesjonalna obsługa klienta

Już na pierwszym spotkaniu z biurem rachunkowym jesteśmy w stanie zauważyć, czy mamy do czynienia z księgowym z pasją, czy raczej jest to osoba pracująca tam „z przypadku”. Rozmowa szybko zweryfikuje, jakie jest podejście danego pracownika do klientów oraz czy traktuje ich indywidualnie, czy może wszystkich obsługuje tak samo, niejako „z automatu”. Jeśli firma nie chce odchodzić od swoich starych, utartych standardów i wychodzić naprzeciw potrzebom klienta, nie świadczy to o niej najlepiej. Warto zwrócić uwagę również na szybkość i naturalność odpowiedzi na pytania: jeśli biuro ma z tym problemy, prawdopodobnie nie posiada doświadczenia w danej branży.

Warunki współpracy

Warto przygotować sobie listę pytań i wątpliwości, które będziemy chcieli rozwiać podczas spotkania z pracownikiem biura. Ważne kwestie to m.in.: w jaki sposób pracownik biura będzie nas informował o przypadających na dany miesiąc podatkach oraz ZUS do zapłaty? Czy będziemy mogli liczyć na maile, smsy lub telefony przypominające nam o terminach płatności? A jeśli tak, to kiedy pracownik biura będzie wysyłał przypomnienie – tuż przed datą zapłaty podatku, kiedy stracimy możliwość jakiegokolwiek manewru, czy też wyśle z odpowiednim wyprzedzeniem? Czy możemy liczyć na to, iż biuro będzie na bieżąco monitorowało naszą sytuację i informowało o prawdopodobnej wysokości podatku/straty? Czy za tę usługę biuro pobierze od nas dodatkową opłatę? W jakim terminie będziemy musieli przekazywać dokumenty i czy będziemy mogli zrobić to drogą elektroniczną? Jakie konsekwencje poniesiemy w przypadku przekroczenia terminu? Czy możemy liczyć na wsparcie biura w zakresie zarządzania płatnościami za faktury? Czy firma poprowadzi dla nas plan płatności z listą nieopłaconych faktur? Czy w ramach współpracy udzieli nam porady dotyczącej optymalizacji firmowych kosztów oraz będzie reprezentowało naszą firmę w kontaktach z urzędem skarbowym? A może musimy za te usługi dodatkowo zapłacić?

Kolejną kwestią, o jaką warto się zatroszczyć, jest dostępność konsultantów. Wielu przedsiębiorców musi podejmować szybkie decyzje, co niejednokrotnie wymaga natychmiastowego kontaktu z księgowym. Przed wyborem biura rachunkowego należy zwrócić uwagę na formy kontaktu i wsparcia dla klienta, jakie oferuje dana firma oraz godziny, w jakich są one dostępne. Doświadczony przedsiębiorca wie o tym, że skoro pracuje niemal non-stop, od czasu do czasu może potrzebować wsparcia po godzinie 17:00 lub w sobotę. Na szczęście wiele biur rachunkowych rozumie tę potrzebę i wychodzi jej naprzeciw, umożliwiając konsultacje po godzinach, jeśli sytuacja tego wymaga.

 

Cena

Nieprzypadkowo cena jest ostatnim kryterium wyboru biura podatkowego. Prawda jest taka, że za niskimi kosztami zazwyczaj stoi pogorszenie jakości usług. Najdroższy i najcenniejszy w tej branży jest człowiek i trudno zaoszczędzić na czymś innym. Niższą cenę najłatwiej uzyskać poprzez zatrudnienie pracowników posiadających niższe kwalifikacje lub zmniejszenie liczby zatrudnionych księgowych, co wiąże się z większym obciążeniem każdego z nich.

Ważne jest natomiast to, co obejmuje konkretna cena. Warto pamiętać, że w czytaniu cenników najważniejsze mogą okazać się dopiski małym drukiem. To właśnie one niejednokrotnie weryfikują atrakcyjność ceny usług – być może jest ona niska, ponieważ obejmuje jedynie część wsparcia, a za każdą dodatkową fakturę lub poradę należy zapłacić dodatkowo.