Hasło „ kontrola podatkowa ” u wielu z nas wywołuje nerwowość i niepokój. Tymczasem nie warto pozwolić na to, by emocje wzięły nad nami górę. Od naszej reakcji na tę sytuacji oraz rzetelności, z jaką się do niej przygotujemy, zależy cały przebieg kontroli. Co należy zrobić, by dobrze na niej wypaść i jak uchronić się przed najczęstszymi błędami?
Po co właściwie ta kontrola?
Celem kontroli skarbowej jest sprawdzenie, czy kontrolowane przedsiębiorstwo wywiązuje się z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego. Przeprowadzanie kontroli należy do organów podatkowych pierwszej instancji (urząd skarbowy, ZUS, Państwowa Inspekcja Pracy, Urząd Kontroli Skarbowej), zaś kwestia sprawdzenia stosowania uznanej metody ustalania ceny transakcyjnej między podmiotami powiązanymi należy do zadań Ministra Finansów. Kontrola może być przeprowadzana u podatników, płatników, inkasentów oraz następców prawnych, którzy ogólnie są określani mianem „kontrolowanych”.
Kontrola podatkowa zawsze musi zostać poprzedzona zawiadomieniem ze strony instytucji skarbowych, które ma wpłynąć od 7 do 30 dni przed początkiem działań kontrolnych. Aby przeprowadzić ją przed upływem 7 dni od dnia otrzymania zawiadomienia, konieczna jest zgoda kontrolowanego. Jeśli zaś kontrola nie odbędzie się w terminie przed upływem 30 dni od daty otrzymania zawiadomienia, fiskus zobowiązany jest do wyznaczenia nowego terminu.
W praktyce zdarzają się jednak sytuacje, gdy kontrola nie jest zapowiedziana. Powiadomienie o przeprowadzeniu kontroli nie jest wysyłane, jeżeli ma ona dotyczyć:
– nieopodatkowanych przychodów,
– niezgłoszonej działalności gospodarczej,
– zwrotu naliczonego podatku VAT,
– postępowania przygotowawczego wszczętego przez organ, który podejrzewa popełnienie przestępstwa (skarbowego bądź karnego),
– sprawdzenie spisu z natury lub ewidencji kasy fiskalnej.
Zabaw się w urzędnika skarbowego
Jeśli wysyłane jest stosowne zawiadomienie, powinno ono zawierać informacje o zakresie oraz typie podatków, które mają być sprawdzane. Posiadając takie dane, właściciel firmy dysponuje czasem na odpowiednie przygotowanie się, np. skompletowanie i weryfikację dokumentacji z danego obszaru. Okres przed audytem może zostać wykorzystany również na poprawienie ewentualnych błędów, o ile takie zostaną znalezione – np. na korektę faktur kosztowych i zakupowych, nieprawidłowych zapisów w KPiR czy deklaracjach podatkowych. Te ostatnie modyfikujemy, wysyłając deklarację korygującą wraz z uzasadnieniem zmian. Nie należy również zapominać o uiszczeniu ewentualnych zaległości podatkowych (wraz z odsetkami za zwłokę). Innymi słowy: przed planowaną kontrolą podatkową warto zabawić się w urzędnika i sprawdzić wszystko, czym kontroler może się zainteresować, a następnie skompletować dokumentację i uzupełnić jej ewentualne „luki”.
Jeśli przedsiębiorstwo posiada kontakty biznesowe z zagranicznymi partnerami, zwykle łączy się to z dokumentacją w języku obcym. W takiej sytuacji podczas kontroli skarbowej może pojawić się potrzeba przetłumaczenia tych dokumentów na język polski (przeprowadzający kontrolę mają prawo tego zażądać i zazwyczaj to robią). Tłumaczenie musi zostać wykonane przez biegłego, a koszty usługi spoczywają na podatniku.
Firma używająca elektronicznego systemu finansowo-księgowego może zostać poddana e-kontroli skarbowej, podczas której potrzebne dane ściągane są bezpośrednio z tego systemu. Przedsiębiorstwo, które z niego korzysta, powinno pisemnie poinformować kontrolerów o jego rodzaju oraz obsługiwanych przez niego formatach plików. Należy także sprawdzić konfigurację systemu, a szczególnie sposób i źródła wprowadzania do niego danych. W ten sposób mamy szansę na skorygowanie poprzednio niewykrytych błędów.
Oczywiście, kontrolerom należy udostępnić wyłącznie dokumenty dotyczące przedmiotu trwającej kontroli skarbowej. Podatnik ma prawo odmówić okazania innej dokumentacji. W przypadku pojawienia się wątpliwości co do zasadności żądania przedłożenia wskazanych dokumentów, trzeba poprosić ich o wyjaśnienie ich powiązania z prowadzoną kontrolą skarbową.
Uprzedź pracowników
Kiedy przedsiębiorca otrzyma informację o planowanej kontroli podatkowej, musi przekazać ją wszystkim podwładnym mających w zakresie swoich obowiązków kwestie finansowo-księgowe. Warto pamiętać, że kontrolerzy nie tylko przeglądają dokumentację, ale również zadają pytania i proszą o wyjaśnienia dotyczące badanego obszaru. Obowiązek ich udzielenia należy do osób upoważnionych do reprezentacji kontrolowanego albo prowadzących jego sprawy, pracowników oraz osób współdziałających z kontrolowanym.
Zdarza się, że choroba lub istotne spotkania biznesowe uniemożliwiają właścicielowi firmy udział w kontroli podatkowej. Istnieje wówczas możliwość pisemnego wskazania osoby fizycznej upoważnionej do reprezentacji podatnika w czasie kontroli skarbowej. Odpowiednie zgłoszenie należy skierować do naczelnika urzędu skarbowego w zakresie opodatkowaniem PIT i CIT, a także do wójta burmistrza lub prezydenta miasta. Jeżeli w upoważnieniu nie zostały zawarte inne wytyczne, taki reprezentant jest upoważniony do: odbioru zawiadomienia o nadchodzącej kontroli podatkowej, wyrażenia zgody na rozpoczęcie kontroli przed minięciem 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, odbioru upoważnienia do przeprowadzenia kontroli skarbowej, zakończenia kontroli skarbowej, a także złożenia wyjaśnień i zastrzeżeń do protokołu kontroli oraz wszystkich czynności kontrolnych. Można również nadać wyznaczonej osobie pełnomocnictwo, które zapewni jej większy zakres uprawnień. Będzie miała prawo do działania w imieniu oraz na rzecz przedsiębiorcy.
Jakie są moje obowiązki?
Wielu osobom wydaje się, że urząd skarbowy ma nieograniczoną władzę. Oczywiście, dysponuje on wieloma przywilejami, jednak jego prawa są ściśle określone. Podczas kontroli podatkowej obowiązkiem kontrolowanego jest:
– zapewnienie wstępu na grunt oraz do budynków, lokali i innych pomieszczeń,
– udostępnienie akt, ksiąg i innych dokumentów związanych z przedmiotem kontroli,
– wydanie na czas trwania kontroli akt, ksiąg i dokumentów (gdy kontrolujący mają uzasadnione podejrzenia, że są one nierzetelne lub gdy podatnik nie zapewnia kontrolującym warunków umożliwiających wykonywanie czynności kontrolnych związanych z badaniem dokumentacji),
– okazanie majątku podlegającego kontroli i umożliwienie jego oględzin,
– sporządzenie na żądanie kontrolujących spisu z natury,
– umożliwienie (nieodpłatnie) filmowania, fotografowania, dokonywania nagrań dźwiękowych oraz utrwalania stanu faktycznego za pomocą innych nośników informacji, jeżeli film, fotografia, nagranie lub informacja zapisana na innym nośniku może stanowić dowód lub przyczynić się do utrwalenia dowodu w sprawie,
– przedstawienie, na żądanie kontrolujących, tłumaczenia na język polski dokumentacji sporządzonej w języku obcym,
– udzielanie w wyznaczonym terminie wyjaśnień dotyczących przedmiotu kontroli,
– zapewnienie kontrolującemu warunków do pracy, a w miarę możliwości udostępnienie samodzielnego pomieszczenia i miejsca do przechowywania dokumentów.
Urzędnik skarbowy ma również prawo do wstępu do lokali mieszkalnych w przypadku, jeżeli jest to niezbędne do zweryfikowania zgodności stanu faktycznego z danymi wynikającymi ze złożonej przez podatnika deklaracji oraz z innych dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków na cele mieszkaniowe, zabezpieczania zebranych dowodów, legitymowania osób w celu ustalenia ich tożsamości, jeżeli jest to niezbędne dla potrzeb kontroli, przesłuchiwania świadków, kontrolowanego oraz innych osób oraz zasięgania opinii biegłych.
Nawet, jeśli w konkretnym zakładzie pracy istnieje konieczność uzyskania specjalnych przepustek, aby przejść do konkretnego pomieszczenia, urzędnik dokonujący kontroli ma prawo wstępu do na teren jednostki oraz do poruszania się po nim bez potrzeby uzyskiwania przepustki oraz że nie podlega rewizji osobistej przewidzianej w regulaminach wewnętrznych. Obowiązują go jedynie przepisy o bezpieczeństwie i higienie pracy.
Należy pamiętać, że w sytuacji, w której urzędnik trafi na opór uniemożliwiający lub utrudniający przeprowadzenie czynności kontrolnych, może wezwać Policję, Straż Graniczną lub straż miejską (gminną), a także zwrócić się o ich asystę, gdy zachodzi uzasadnione przypuszczenie, że na taki opór natrafi.
A jakie mam prawa?
Oczywiście, kontrolowany również ma określone prawa. Podczas kontroli skarbowej przedsiębiorca ma prawo do:
– uczestniczenia w czynnościach kontrolnych,
– udziału w przeprowadzeniu dowodów (o miejscu i terminie przeprowadzenia dowodu z zeznań świadków i opinii biegłych musi być zawiadomiony przynajmniej na 3 dni przed terminem, a dowodu z oględzin nie później niż bezpośrednio przed podjęciem tych czynności),
– ustanowienia pełnomocnika lub wyznaczenia reprezentanta,
– wymagania od kontrolujących przestrzegania przepisów o BHP obowiązujących w kontrolowanej jednostce,
– złożenia zastrzeżenia i wyjaśnienia do protokołu kontroli skarbowej,
– domagania się w trybie cywilnym odszkodowania za szkodę poniesioną na skutek przeprowadzenia czynności kontrolnych z naruszeniem przepisów prawa w zakresie kontroli działalności gospodarczej,
– wniesienia sprzeciwu wobec podjęcia i prowadzenia czynności kontroli skarbowej z naruszeniem przepisów o swobodzie działalności gospodarczej.
Jeśli procedura wszczęcia kontroli podatkowej jest obarczona wadami formalnymi, podatnikowi przysługuje prawo do złożenia sprzeciwu wobec podjęcia i wykonywania czynności kontrolnych. Do takich wad należy np. nieokazanie kontrolowanemu przed przystąpieniem do czynności kontrolnych legitymacji służbowych przez osoby wskazane w imiennym upoważnieniu do przeprowadzenia kontroli podatkowej.
Kontrola podatkowa – co później?
Przebieg kontroli udokumentowany jest w formie protokołu. Gdy kontrola dobiega końca, dokument ten wręczany jest kontrolowanemu. Jeśli nie zgadza się on z jego treścią, ma prawo przedstawić swoje zastrzeżenia lub wyjaśnienia w terminie 14 dni od jego doręczenia. Jeśli zaś zgadzamy się z ewentualnymi zastrzeżeniami pokontrolnymi, w ciągu 14 dni jesteśmy zobligowani do zawiadomienia urzędu o sposobie załatwienia tychże zastrzeżeń.
Kontrolę uznaje się za zakończoną w dniu doręczenia protokołu.