Wielu osobom własna działalność gospodarcza kojarzy się wyłącznie z zyskami, ale w jej prowadzenie wpisane są również różnego rodzaju koszty – często znacznie wyższe niż spodziewane. Nic więc dziwnego, że wielu początkujących przedsiębiorców szuka sposobów na to, by obniżyć wydatki.

Kiedy stajemy przed koniecznością poprawy sytuacji finansowej firmy, rozważamy rozmaite rozwiązania tego problemu. Redukcja kosztów jest jednym z najbardziej efektywnych, choć jednocześnie najtrudniejszych sposobów. Kiedy warto o niej pomyśleć?
– kiedy nie jesteśmy usatysfakcjonowani wynikami swojej firmy,
– gdy rentowność naszej firmy jest znacznie niższa niż konkurencji,
– kiedy stajemy przed presją obniżenia cen,
– gdy rosną ceny potrzebnych surowców i materiałów.

Do korzyści płynących z redukcji kosztów należą m.in.:
wzmocnienie pozycji względem konkurencji (firma staje się bardziej konkurencyjna i mniej wrażliwa na presję cenową oraz marketingową), wzrost satysfakcji klientów (firma lepiej zaspokaja ich potrzeby, może obniżyć ceny lub poprawiając jakość obsługi) oraz możliwość realizacji planów rozwojowych i inwestycji (dzięki cięciu kosztów oszczędzamy pieniądze, które w przyszłości możemy przeznaczyć na rozwój firmy).

Korzystna umowa na wynajem lokalu

Podpisywanie umowy na wynajem lokalu to szansa na obniżenie kosztów już na samym początku prowadzenia firmy. Przedsiębiorcom niejednokrotnie udaje się wynegocjować zwolnienie z czynszu za pierwszy miesiąc, dzięki czemu mogą przeznaczyć dodatkowe pieniądze na wyremontowanie pomieszczeń. Można również poprosić o aneks do umowy gwarantujący zniżkę w miesiącach o niższym obrocie (np. w lecie w przypadku braku ogródka). Obniżenie czynszu można uzyskać także w sytuacji, gdy kupujemy do lokalu jakiś sprzęt trwały, taki jak klimatyzacja czy drzwi wejściowe.

Księgowość – prowadzić samemu czy skorzystać z oferty biura rachunkowego?

Księgowość możemy prowadzić sami, np. za pomocą specjalnego programu komputerowego, zlecić to zadanie znajomemu księgowemu lub skorzystać z usług biura rachunkowego. To do nas należy ocena, czy posiadamy wystarczającą wiedzę, a także czy jesteśmy w stanie poświęcić wystarczająco dużo czasu na prowadzenie ksiąg. Pamiętajmy, że doświadczony księgowy zna wiele tajników przydatnych w zawiłym systemie podatkowym oraz wie, jak zachować się w przypadku kontroli z Urzędu Skarbowego oraz jak najkorzystniej podpisać umowę z pracownikiem. Za te same usługi dotyczące prowadzenia księgowości w jednoosobowej działalności gospodarczej możemy zapłacić od 100 do 500 zł. Warto poświęcić nieco więcej czasu na znalezienie osoby, która oferuje korzystniejsze ceny.

Hurtownie i inni kontrahenci

Im więcej towaru zamawiamy, tym mniej za niego płacimy. Ponadto warto pamiętać, że każdą cenę można negocjować. Tak samo bywa z długością czasu płatności oraz dostawą zakupów. Podobna sytuacja dotyczy kupowania reklam, wynajmowania miejsca na baner czy przynależności do różnego typu organizacji – wszędzie warto negocjować! Dobrym pomysłem jest również skupianie się na ograniczonej liczbie kontrahentów, pozwalające na budowanie bardziej partnerskich relacji.

Bezpłatne konto firmowe

Jedną z rzeczy, bez których nie może obyć się żadne przedsiębiorstwo, jest firmowe konto w banku (obowiązek ten wynika z ustawy o swobodzie działalności gospodarczej). Warto poświęcić trochę czasu na znalezienie takiego, które jak najlepiej będzie odpowiadało naszym potrzebom. Konto w banku jest jak każdy inny produkt – na rynku dostępne są różne, mniej lub bardziej korzystne oferty. W każdej chwili możemy też zmienić bank, jeśli jego usługi przestaną nam odpowiadać. Warto zainteresować się dostępnością darmowego konta dla firm, gdyż skorzystanie z niego z pewnością wpłynie na obniżenie kosztów prowadzenia działalności. Aby osiągnąć ten cel, możemy również wybrać prowadzenie konta internetowego, za którego prowadzenie większość banków pobiera mniejsze opłaty.

Outsourcing

Unikajmy kosztów zatrudniania pracowników niezwiązanych z twoją wiodącą działalnością. Czasami opłaca się skorzystać z usług firm zewnętrznych, które mogłyby wykonać części zadań w naszej firmie. Czasami zlecenie komuś innemu takich prac jak sprzątanie, ochrona, IT, PR czy sprzedaż może być tańsze, niż zatrudnienie kolejnych pracowników, a dodatkowo zapewni nam wysoką jakość usług i bezpieczeństwo.

Leasing lub kredyt

Jednym z najpoważniejszych kosztów są wydatki związane z zakupem środków potrzebnych do wykonywania określonego rodzaju pracy, czyli wydatki inwestycyjne. Ze względu na ulgi podatkowe najbardziej opłacalne bywa nabycie maszyny w drodze leasingu, zwłaszcza leasingu operacyjnego. Pozwala on na wliczenie w koszty uzyskania przychodu wszystkich wydatków poniesionych na nabycie przedmiotu leasingu: comiesięcznych rat czynszu leasingowego, prowizji i opłat wstępnych, oprócz opłaty wykupu przedmiotu leasingu.
Korzystne może również okazać się wzięcie kredytu: odsetki oraz inne koszty kredytowe także mogą zostać wliczone w koszty uzyskania przychodu.

Oszczędności na wydrukach

W przypadku dokumentów „krążących” w obrębie firmy warto zainteresować się rozwiązaniami typu cloud – zamiast drukować raporty możemy wówczas po prostu udostępnić je wszystkim zainteresowanym. Korzyści z takiego rozwiązania jest więcej: w takim wypadku mamy kontrolę nad udostępnianiem, nie zużywamy papieru ani tonerów i nie musimy martwić się o niszczenie wydruków.

Podobne zalety ma korzystanie z e-faktur. Gwarantują one szybszą spłatę należności, a także wygodę zarówno dla wystawcy, jak i odbiorcy, a jednocześnie mają taką samą moc prawną jak tradycyjne dokumenty. E-faktury wiążą się z realnymi zyskami, gdyż na koszt papierowej faktury składają się: znaczek pocztowy, papier, wydruk, archiwizacja oraz praca administracyjno-księgowa. Korzystanie z jej elektronicznego odpowiednika obniża te wydatki nawet o 80 procent.

Analiza oszczędności

Tanio nie zawsze znaczy oszczędnie! Warto ciąć koszty rozsądnie i z głową, ponieważ pierwotna cena to nie koniec wydatków. Decydując się na konkretne rozwiązanie nie kierujmy się jedynie ceną, ale również kosztami jego eksploatacji i obsługi. Niejednokrotnie najtańsza oferta okazuje się być tą najdroższą, jeśli nie uwzględnimy cen i dostępności serwisu, energochłonności, warunków gwarancji, potrzeby dodatkowych szkoleń dla pracowników itp. Najlepiej jest wybierać najwyższą jakość, na jaką nas stać – tanie i byle jakie rozwiązania szybko generują kolejne wydatki.

Podatek liniowy

Czasami korzystna może okazać się zmiana zasad opodatkowania i wybranie podatku liniowego zamiast podatku płaconego na zasadach ogólnych. Decydując się na to, zapłacimy 19% od przychodów pomniejszonych o koszty oraz składki społeczne, przy czym podatek ten jest stały i niezależny od kwoty przychodów. Jest jednak także druga strona medalu: podatek liniowy może nas pozbawić prawa do ulg podatkowych oraz wspólnego rozliczania się ze współmałżonkiem, a zyski osiągane w wyniku prowadzenia biznesu nie kumulują się z pozostałymi dochodami.

Wliczanie w koszty

Ograniczenie kosztów można osiągnąć również poprzez rozliczanie kosztów uzyskania przychodu, co prowadzi do obniżenia podatku dochodowego. Koszt uzyskania przychodu obejmuje wszystkie wydatki związane z działalnością gospodarczą, które służą pozyskaniu przychodu lub zabezpieczeniu jego źródła, np. wydatki na czynsz i media, sprzęt elektroniczny, wyposażenie biura, IT czy reklamę. Oczywiście, każdy wydatek powinien być potwierdzony w razie kontroli Urzędu Skarbowego. Podatek dochodowy zaś oblicza się jako procent od dochodu, a im wyższe koszty związane z firmą, potwierdzone fakturami, umowami czy rachunkami, tym niższy podatek.

Preferencyjne składki ZUS

W przypadku przedsiębiorców, którzy dopiero rozpoczęli swoją działalność, istnieje możliwość płacenia niższych składek ZUS, różniących się o 600 zł od tych tradycyjnych. W taki sposób przez pierwsze 2 lata możemy zaoszczędzić prawie 15000 zł. Preferencyjne składki dotyczą wyłącznie składek na ubezpieczenia społeczne (emerytalnej, rentowej, wypadkowej oraz chorobowej), nie obejmują składki na Fundusz Pracy, a stawka składki zdrowotnej pozostaje w takim samym wymiarze jak przy tradycyjnym ZUS. Oczywiście, tego rodzaju składki mają pewne wymogi: przysługują tylko tym początkującym przedsiębiorcom, którzy nie prowadzili działalności gospodarczej w ciągu ostatnich 5 lat. Nie możemy także świadczyć w swojej firmie żadnych usług na rzecz byłego pracodawcy, w przypadku kiedy byliśmy zatrudniony w tym samym lub poprzednim roku, w którym otworzyliśmy własne przedsiębiorstwo lub wykonujemy ten sam rodzaj pracy jak na etacie z umową o pracę.

Automatyzacja i wykorzystanie nowoczesnych technologii

Dzisiejsze przedsiębiorstwa nie mogą obejść się bez digitalizacji i rozwiązań umożliwiających sprawne kierowanie biznesem. Część z naszych działań musi zostać zautomatyzowana, dzięki czemu przyspieszamy realizację zadań niezbędnych do funkcjonowania firmy, jesteśmy w stanie dotrzymać kroku konkurencji i mamy możliwość zaangażowania pracowników w zadania, które przełożą się na realne korzyści i postępy w budowaniu przedsiębiorstwa. Pieniądze zainwestowane w oprogramowane zwraca się w postaci pensji osób, które musielibyśmy dodatkowo zatrudnić. Dodatkowo nowoczesne technologie pomagają lepiej zarządzać planami, zadaniami oraz czasem pracy, a także eliminują wiele błędów ludzkich wynikających z nieuwagi i zaniedbań.
Nowoczesność przychodzi nam z pomocą również wtedy, gdy narzekamy na zbyt wysokie abonamenty telefoniczne. Coraz więcej firm, zamiast korzystać z aparatu stacjonarnego, prowadzi rozmowy za pośrednictwem Skype, telefonów VoIP czy komunikatorów tekstowych. Na łączach internetowych możemy również organizować telekonferencje oraz videokonferencje (ograniczające konieczność podróżowania przez pracowników firmy.

Zielona firma

Zastosowanie w przedsiębiorstwie ekologicznych rozwiązań również może przyczynić się do ograniczenia kosztów jego prowadzenia. Segregowanie śmieci obniża wydatki na wywóz odpadów, a wyłączanie wszystkich urządzeń na noc przyczynia się do niższych rachunków za prąd. Warto także zainstalować odpowiednie czujniki i regulatory, które pomogą nam utrzymać optymalną temperaturę w biurze.